会議大好き日本人
自分のスケジュールを見ると、１日に2～3の会議が入っています。
私自身、4月より統括職になり、会議への参加要請が格段に増えました。
会議とは、何らかの意思決定が行われる時に開催されるモノで、それ以外の会議は全くの無意味です。
でも、日常ではたくさんの会議が日々行われています。そして、私たちの貴重な時間を奪って行きます。
本日は、会議に自分の時間を奪われないテクニックをお伝えします。
是非、参考にしてください。
無駄な会議を劇的に減らす３つの方法
- 会議に出ない
- 議事録をその場で書く（書いてもらう）
- 電話会議を多用し、移動を減らす
１．会議に出ない
大企業ほど、一つの会議に複数人で参加する傾向があります。暇なのでしょう。会議の目的は、何らかの意思決定をする場であり、それらに関係ない人の参加は不要です。むしろ邪魔。自分の関わりがない会議は、極力、他の人に任せて欠席しましょう。
２．議事録をその場で書く（書いてもらう）
議事録の作成ほど、無駄な時間はありません。その場で書いて、ポイントだけを会議終了後に、出席者の前で共有。その内容をメール配信すれば終わりです。議事録とは、その場で決めた事や発言内容を正確に記録して残すだけの作業です。その場で書いて、共有すれば、後々齟齬も生まれません。モニターがある部屋だと、議事録をモニターに移しながら作成すると、参加メンバーの意識も共有できるのでとても便利です。
Googleドキュメントを使いながら、電話会議をすると、複数人で書くことも出来て非常に便利ですよ。
３．電話会議を多用し、移動を減らす
社外の方と会議をする場合でも、スカイプやハングアウト等の電話会議ツールを利用しましょう。お互いの移動時間も楽だし、画面共有できるので、ネット系の打ち合わせなら、効率も上がるし、紙の印刷も要りません。
働き方改革は、自分ひとりでは不可能
働き方改革は、自分ひとりでは不可能です。
上司、部下、取引先など、ビジネスに関わりのある方全員が無駄を省くという意識がないと、効率化出来ません。
自分が職場のリーダーであれば、部下の時間が最小時間で収まるように調整して上げる。逆に自分が部下であれば、上司に無駄な時間を使わせないように配慮して上げる。
お互いにそれができれば、無駄な時間も省けるし、超効率化ができます。
作業はしたくても出来ない時代に突入しました。超効率化を実現して、アフターファイブを楽しみましょう。
それでは ぐっさん。