「脱Excel」と「ペーパーレス」
4月より、職場のマネジメント職になり、最初にチームメンバーに宣言した事は、
脱Excelとペーパーレスの２つです。
今日は、その効果について皆さまに情報をシェアします。
Excelファイルに支配されている皆様は、ぜひ、参考にしてください。
やり方を変える事への抵抗感
脱Excel、ペーパーレス
この２つを実践すると、確実に作業効率が上がると確信しています。
でも、年配の方が非常に多い職場なので「やり方が変わる事」に非常に抵抗感を持っています。
Excelのバージョンが上がると、便利になるのに、いつもの場所にいつもの機能がないので、完全フリーズ状態。また「ググる」事をしないので、周りも迷惑します。
また、普段パソコンを持ち歩かず、紙と手帳が大好きな世代が多いので、ペーパーレスへの抵抗感もあります。
脱Excelの効果
強制的に脱Excelを実施して、約１．５か月が過ぎました。
Googleスプレッドシートの優れているところは、以下の４つです。
最初は、嫌がっていた先輩の皆様も、超強力なGoogleスプレッドシートの機能で大変満足しています。
特に便利と感じるのが数字の共有です。
同じファイルを６人で入力していく場合、その中で一人だけGoogleスプレッドシートの達人がいれば、INPUTした情報を見やすく加工したりしてくれます。その結果、チーム全体の作業時間も軽減されるし、OUTPUTされる書類の完成度も上がります。
また、Excelでのあるあるといえば
- パソコンがフリーズして作業中にファイルが全て消えた
- 間違って、同じファイル名で上書きしてしまった。
- 作ったファイルがどこに保存したか忘れた。ファイルの行方不明
このような、ExcelのあるあるがGoogleスプレッドシートなら完全になくなります。
ペーパーレスの効果
また、ペーパーレスの実施も取り組んでいます。
会議の資料は印刷しない。資料は、GoogleスプレットシートやGoogleドキュメント上に作成したファイルで説明。
チームのメンバー、会議にパソコンを持ってこない人も多かったのですが、ペーパーレスを実施した事により、社内でも必ずパソコンを持ち歩いてくれるようになりました。
会議の議事録は、Googleドキュメント。
一人がテレビに映しながら書き込んで、全員が見る。
議事録の場所を固定化しておけば、会議終了後に、議事録を書く作業も、共有する作業も不要です。
ペーパーレスで、圧倒的に作業効率化できます。
やるべき仕事の時間を増やす
- 新しいアイディアを捻りだす。
- 売上アップの事を考える。
- プレゼン資料を作る。
これらの事に時間を割かないと、会社の売上は伸びません。
事務作業をやっていると時間が経って、仕事をしている気分になります。
会社は、お金を稼がないと、社員に給料を払う事ができません。
事務作業が減れば、人件費コストダウンにより、利益が出ます。
無駄な事を減らし、その時間でお金を生む仕事をする。
この流れが、チーム全体で作れれば、間違いなく良い結果が生まれると確信しています。
脱Excelとペーパーレスを実践できていない職場は、ぜひ参考にしてください。
それでは ぐっさん。