ぐっさんの考え

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「脱Excel」と「ペーパーレス」で職場を効率化!

「脱Excel」と「ペーパーレス」

4月より、職場のマネジメント職になり、最初にチームメンバーに宣言した事は、

 

Excelとペーパーレスの2つです。

 

今日は、その効果について皆さまに情報をシェアします。

Excelファイルに支配されている皆様は、ぜひ、参考にしてください。

 

やり方を変える事への抵抗感

 

Excel、ペーパーレス

 

この2つを実践すると、確実に作業効率が上がると確信しています。

でも、年配の方が非常に多い職場なので「やり方が変わる事」に非常に抵抗感を持っています。

 

Excelのバージョンが上がると、便利になるのに、いつもの場所にいつもの機能がないので、完全フリーズ状態。また「ググる」事をしないので、周りも迷惑します。

 

また、普段パソコンを持ち歩かず、紙と手帳が大好きな世代が多いので、ペーパーレスへの抵抗感もあります。

 

Excelの効果

強制的に脱Excelを実施して、約1.5か月が過ぎました。

 

Googleスプレッドシートの優れているところは、以下の4つです。

  1. 共有して同時作業
  2. 保存が不要なので、データが消えない
  3. 保存場所が固定なので、ファイルがどこかに行かない
  4. Excelで出来るほとんどの機能は、Googleスプレッドシートでも使える。

 

最初は、嫌がっていた先輩の皆様も、超強力なGoogleスプレッドシートの機能で大変満足しています。

 

特に便利と感じるのが数字の共有です。

 

同じファイルを6人で入力していく場合、その中で一人だけGoogleスプレッドシートの達人がいれば、INPUTした情報を見やすく加工したりしてくれます。その結果、チーム全体の作業時間も軽減されるし、OUTPUTされる書類の完成度も上がります。

 

また、Excelでのあるあるといえば

 

  1. パソコンがフリーズして作業中にファイルが全て消えた
  2. 間違って、同じファイル名で上書きしてしまった。
  3. 作ったファイルがどこに保存したか忘れた。ファイルの行方不明

このような、ExcelのあるあるGoogleスプレッドシートなら完全になくなります。

 

ペーパーレスの効果

また、ペーパーレスの実施も取り組んでいます。

 

会議の資料は印刷しない。資料は、GoogleスプレットシートやGoogleドキュメント上に作成したファイルで説明。

 

チームのメンバー、会議にパソコンを持ってこない人も多かったのですが、ペーパーレスを実施した事により、社内でも必ずパソコンを持ち歩いてくれるようになりました。

 

会議の議事録は、Googleドキュメント。

 

一人がテレビに映しながら書き込んで、全員が見る。

 

議事録の場所を固定化しておけば、会議終了後に、議事録を書く作業も、共有する作業も不要です。

 

ペーパーレスで、圧倒的に作業効率化できます。

 

やるべき仕事の時間を増やす

  1. 新しいアイディアを捻りだす。
  2. 売上アップの事を考える。
  3. プレゼン資料を作る。

これらの事に時間を割かないと、会社の売上は伸びません。

事務作業をやっていると時間が経って、仕事をしている気分になります。

 

会社は、お金を稼がないと、社員に給料を払う事ができません。

事務作業が減れば、人件費コストダウンにより、利益が出ます。

 

無駄な事を減らし、その時間でお金を生む仕事をする。

 

この流れが、チーム全体で作れれば、間違いなく良い結果が生まれると確信しています。

 

Excelとペーパーレスを実践できていない職場は、ぜひ参考にしてください。

 

それでは ぐっさん。