インフルエンザ
この年末、ある会社の仕事ボリュームが大きく膨れていた為、私が急遽担当する事となりました。その会社は、私の元担当で、古くから付き合いのある会社です。今は、先輩に引き継ぎしているものの、あまりにもの仕事ボリュームの為、年末限定で応援していました。
年が明けて、さあ、自分の仕事に集中しようと思っていたら、なんとその先輩がインフルエンザで１週間休み。仕事をもとに戻すどころか、さらに１週間担当を継続することになりました。
さらに、その先輩と席も隣だし、休む前までたくさん話もしていたので、自分もインフルエンザにかかっている可能性もあり、大変ピンチな状況です。
仕事は予定通り進まない
つくづく感じることは、仕事は予定通り進まないということ。
想定外の急な案件は必ず発生します。
午前中は、このタスクを処理しようと予定していても、急な予定が割り込むと１日の段取りが全て崩れます。
段取り通りに仕事が進まないとストレスが積もり、さらにパフォーマンスが低下してしまいます。
皆さんも、急な割り込み仕事で、予定通り進まない事は、頻繁にあるのではないでしょうか。
予定通りに仕事を進める５つの方法
じゃあ、どうすれば仕事を予定通りに進められるのか？
私も実践している５つの方法をご紹介します。
１ 緊急でない重要な仕事を先にやっておく
一番大事なことは。仕事は余裕を持って先にやる事です。
上記の図で、緊急でない重要な仕事をたくさん行う。
意外とこれを実践することは非常に難しいですが、タスク管理をしっかりすれば出来るはずです。
普通の人は、緊急で重要な仕事しか手を付けません。だから、急な割り込みが入ってしまうと、永遠と緊急な仕事しか手が付けられないループに入ってしまいます。
これが一番大事なので気をつけましょう。
２ スケジュールに余裕を持つ
過密スケジュールは、危険です。
１日のタスクの中で、２～３時間は空きを作りましょう。
優秀な方は、午前中に仕事を全部終わらせて、午後は全て空き時間として未来の仕事をされている方もいます。
ここまで出来る人は少ないと思いますが、スケジュールには余裕時間を予め作っておきましょう。
３ 仕事の納期をたくさんもらう。
どうでも良い仕事は、納期をたくさんもらいましょう。
納期をたくさんもらうことで、空き時間でやれる。さらに人に振れる（外注など）時間が生まれます。
急な納期の仕事は誰もやってくれないので、自分でやるしかありませんから。
４ 仕事を断る勇気を持つ
仕事は、積極的に断りましょう。
その時は嫌な思いをさせてしまいますが、後で迷惑をかけるよりはよっぽどマシです。
下記、仕事を断るメリットを参考にしてください。
５ 会社を休む
かなりズルいテクニックですが、会社を休むというのもありです。
出勤すると、どうしてもいろんな仕事が舞い込んできます。
- プレゼンテーションの資料
- マーケティング分析資料
- 昇格論文
など、一人でじっくりと作成したいドキュメントは、会社を休んで落ち着て作りましょう。休めない人は、外出先でやるのもありだと思います。
ストレスを貯めないように
仕事は予定通りに進まないモノです。
それは、あなたの会社だけではありません。
おそらく、どこの会社、どこの職場でも発生します。
仕事は予定通り進まないことがあたり前と感じる事で、心の余裕もできますし、事前に対策も打てます。
ただでさえ忙しい日本です。
お互いストレスを貯めないように頑張りましょう！
それでは ぐっさん。