無駄無駄無駄ぁ〜
社内文章ってホント作るの面倒だし無駄と
思っている企業人の皆様へ。
今日は、私の社内文章の付き合い方やテクニックを皆さんにご紹介しますので、
是非、ご参考にしてください！
少しは楽になりますよ～！
社内文章は必要？
企業人のみなさんは、日々たくさんの社内文章を作られていると思います。
社内文章とは社外の人には絶対に見せない下記のようなものです。
- 申請書
- 日報、週報
- 社内メール
- 議事録
- 企画書
- 稟議書
- 旅費精算など経費書類
職種にもよりますが、日々2～3時間ぐらいは、
なんらかの社内文章を作っているのではないでしょうか?
企業で働く以上、社内文章ゼロでは物事が何も進みませんし、
- お金を使う
- 人を動かす
- 新しいことをする
これら行動は、社内文章ゼロでは成し得ません。
文章づくりが苦手な人も、避けて通れないものなのです。
社内文章はお金を1円も生まない?
よく社内文章はお金を生まないという意見も聞きますが、
けしてそうではありません。
企業活動とはお金を稼ぐことです。
そして、集団でお金を稼ぐには、
情報共有、承認、指示命令などがチームで必要であり、
それが社内文章になります。
だからどの企業でも、毎日毎日、大量の社内文書を作ります。
そして、その活動が結果的にお金を稼ぐことに繋がるからです。
無駄な社内文章とは？
- 誰にも読まれない文章
- 存在の必要がない文章
皆さん、今作っている社内文章があったらこの2点を疑ってください。
特に2の存在そのものが必要ない社内文章って結構あります。
身体測定の座高測定って、結局なんの意味もなかったという
話を聞きましたがそれと同じです。
今作っている社内文章がほんとに意味があるのか
しっかり見極めましょう。そして無意味だったら辞める提案をしましょう。
上の人からは、そんな文章作っているって全然知らなかった。
即辞めよう！って言われると思いますよ。案外。。
無能な上司や先輩は、よく無駄な資料を部下やデスクに作らせます。
作れと言われた人は仕事なので作り続けますし、それが代々受け継がれ、
誰も読まない社内文章が大量発生してしまうのです。
社内文章づくりで消耗しない方法とは？
100％の完成度を求めない
今作っている書類の目的さえ達成できれば良いのです。完成度よりもスピード重視で80％の完成度をさくさく作りましょう。
メールで済むことはメールで
議事録とかwordとかでもきれいに作ったりしてませんか。
メールでOKの会社であれば、メールで済ましましょう。
私は社長が出席する大事な会議でも議事録は、
メール書いて済ませますし、それで今まで怒られたことはありません。
上の人ほど忙しいので、わざわざ添付ファイルなど開きません
それよりも、スピードが命です。
装飾とはグラフとかに時間をかけない
社内の人しか見ないのに、無駄にグラフに拘ったりパワポを装飾したりするのはホント無駄です。
社内文章なんて、要点が纏まっていて、短くて、シンプルなものが一番良いのです。
できる限り、コンパクトに。
A4 サイズ 1枚でも立派な企画書作れます。
でも社外文章は大事！
お客様が見る文章、株主が見る文章などは、
デザイン、見栄え、わかりやすさが超重要です。
これらには時間をかける意味がありますし、
デザイン会社に外注して、さらに磨きをかけるのもあります。
社外文章のクオリティの高さは企業価値を高めます。
社外文章作り と 社内文章作りは、
まったくの別モノと理解して付き合う必要があります。
これをキッチリ区別できれば、サクサク社内文章を処理できるようになれます。
まとめ
企業で働く人は、社内文章をたくさん作らなくてはなりません。
でも、
意味のない社内文章を作るのはやめましょう。
社内文章に時間をかけて作るのはやめましょう。
後輩やデスクに無駄な社内文書を作らせるのはやめましょう。
できる限り社内文章を作る時間を減らして、空いた時間で、
クオリティの高い社外文章を作りましょう！！
それでは。
ぐっさん。
